Processen moeten sneller, doorlooptijden korter, zorgpaden inzichtelijk, ketens verbeterd. Veel bedrijven zijn bezig hun processen te onderzoeken en op te schrijven. Hoe? Met gele stikkers?
Team Empowerment
Medewerkers worden steeds meer betrokken bij het in kaart brengen en verbeteren van bedrijfsprocessen. Zij hebben ten slotte de kennis van de bestaande processen en werkwijzen, goede ideeën over verbeteringen, en hun betrokkenheid is onmisbaar voor de invoering. Alle procesverbeteringsconcepten zijn het daar over eens; team empowerment is regel 1 bij het in kaart brengen en verbeteren van processen. Maar hoe? Een brainstormsessie met gele stikkers oftewel brown paper sessie is goed, maar dan?
Brown paper sessies – De complexiteit van de methode
Een relatie gaf onlangs aan hoe processen in hun bedrijf, een ziekenhuis, in kaart worden gebracht. Eerst wordt met moeite een vergadering belegd waarin alle rollen uit een proces, een zorgpad, bij elkaar komen. Ze kennen elkaar vaak niet, en gaan na een tijdje aan de slag om dat proces dan in kaart te brengen. De sessie is op zich heel verhelderend, leuk eens samen te werken. Het resultaat is goed, er is met veel gele stikkers een proces op het bruine papier gemaakt waar men consensus over heeft; zo werken we! Er wordt een vervolgafspraak gemaakt, en de meesten geven aan er dan wel weer bij te kunnen zijn.
Enkele weken later komt “het team” weer bij elkaar. De facilitator heeft de rollen papier met de gele stikkers weer meegenomen en het proces bovendien netjes vastgelegd in Visio of PowerPoint. Tja, en dan begint het. Is dat wat we gedaan hebben? Wacht even, die keuze zou niet daar moeten zitten, maar juist daar, op een andere plaats in het proces!
Brown paper sessies zijn een goed middel om teamgeest te creëren, maar hoe krijg je resultaat? Het gaat toch niet alleen om teamgeest?
Brown paper sessies – Waarom deze niet succesvol kunnen zijn
De methode die je hanteert moet voldoen om het team erbij te betrekken (team empowerment) en te enthousiasmeren, maar ook om samen ideeën te krijgen over hoe het proces beter kan. Tijd en eenvoud zijn daarbij essentieel.
Ideeën leiden tot ideeën leiden tot meer ideeën….
In een brainstorm gaat het erom dat de ideeën leiden tot aanvullende of zelfs betere ideeën van anderen, en dat de ideeën in het perspectief van het proces geplaatst worden. Daarbij zie je bij voorkeur onmiddellijk wat de impact van het idee is. Goh kijk eens, de doorlooptijd kan met 10% omlaag als we deze twee taken combineren en deze keuze eerder maken. He, wacht eens, zegt een ander, maar hier kunnen we dat ook doorvoeren. Hoe doe je dat dan in brown paper sessies? Steeds weer hele procestakken met gele stikkers verplaatsen, je PowerPoint of Visio aanpassen, de gevolgen in een spreadsheet doorrekenen en weer opnieuw?
De cyclus tussen gele stikkers, een Visio-plaatje, aanpassingen, het doorrekenen van een procesmodel, en weer opdoen van nieuwe ideeën is echter zo lang, dat het team al blij is als ze het procesmodel begrijpen en er één enkele verbetering in weten aan te brengen.
Stelling: Brown paper cycli zijn te lang voor een goede procesdiscussie.
De procesverbeteringscyclus – van idee tot procesmodel
Het is essentieel om ideeën van het team onmiddellijk in het perspectief van het proces te kunnen plaatsen en onmiddellijk de impact van het idee te kunnen meten, te kunnen zien. Een idee van een van de deelnemers zal andere deelnemers aanzetten en motiveren om ook met ideeën te komen.
- Team empowerment
- Samen het procesmodel maken
- ideeën opdoen voor verbetering
- Plaats deze in het procesmodel
- Wat is de impact?
|  |
Conclusie
De methode die u kiest, is essentieel voor het echte succes. Een tool kan hierbij dienen als “enabling technology”; Juist het middel waarom de aanpak wel succesvol is.
© Engage! Software BV, Zandsteen 29a,2132MZ Hoofddorp NL